La dématérialisation des documents constitue une gestion efficace du processus de gestion des documents et de l’optimisation du circuit. Elle est adoptée de plus en plus par les entreprises grâce à ces nombreux avantages. Pour profiter de l’avancée technologique et de l’informatique, adopter la dématérialisation est une démarche encouragée.
La dématérialisation, c’est quoi au juste ?
Avant de répondre à la question pourquoi dématérialiser ? Sachez que la dématérialisation des documents consiste à passer au format numérique tous les supports en papier grâce au système d’information. Elle consiste soit à produire directement les documents dans un format numérique soit à numériser tout type de supports physiques en papier. Il ne s’agit pas simplement de faire des opérations de numérisation ou de réaliser une dématérialisation native, mais d’un processus complet de gestion de documents. L’objectif de la dématérialisation est le stockage, la conservation et la sécurisation des fichiers électroniques dans des supports informatiques tels qu’un serveur, un ordinateur, un disque de sauvegarde…
À qui confier la dématérialisation de ses documents ?
Maintenant que vous savez pourquoi dématérialiser vos documents, l’externalisation du processus peut être une opportunité pour vous concentrer sur des aspects plus importants de votre activité. La dématérialisation est un processus complet que toute entreprise peut externaliser et confier à un prestataire externe comme Vivetic Group. Aujourd’hui, ce prestataire est connu pour ses qualités et ses compétences dans ce domaine. Vivetic a acquis une certaine notoriété auprès de ses clients. Chez vivetic, un centre de dématérialisation est réservé pour effectuer tous les travaux de dématérialisation dans tout le processus.
Pourquoi dématérialiser les documents ?
La dématérialisation des documents présente de nombreux avantages pour toutes les entreprises. Il ne s’agit pas d’un effet de mode pour suivre les tendances, mais d’une nécessité au profit de l’entreprise. Tous les supports en papiers peuvent être dématérialisés et voici les différents avantages de cette démarche :
- Elle permet de gagner du temps : le temps est d’argent, il est plus rapide de trouver un document numérique sauvegardé que d’aller chercher les documents dans les archives.
- Elle permet de gagner de l’espace : la dématérialisation a pour effet de produire moins de papiers et donc d’avoir plus d’espaces.
- Pour faire de l’économie : en prenant un exemple de finalisation d’un contrat, l’impression, l’envoi par courrier peuvent être évités, cela permet d’économiser les papiers, les frais divers (encre, électricité, affranchissement), le temps de traitement. Elle permet aussi de réduire le nombre d’exemplaires à produire.
- Son adoption contribue à la protection de l’environnement et de l’écosystème : moins d’arbres abattus et moins de pollution
- La dématérialisation accroit la fluidité du circuit et privilégie le travail collaboratif.
